在中日系企業の中国展開も多くが10年近く、進出が早いところでは20年となり、これまでの経験や知識が企業の財産として蓄積されているだろう。今こそ、かつて請けたプロジェクトの経験や過去に使用した図面などを活用・共有し、業務の効率化を図りたい。しかしながら実際は、複数のメンバーが携わる大量の文書や図面を再び使えるように管理することは難しい。再利用する以前に「必要なものを探すこと」に時間がかかってしまうだろう。紙で管理していれば、長期保管への対策も必要だ。これらを効率良く解決できるのがドキュメント管理システム「Smart Docuware」。プロジェクトの開始、完了、保守サポートまで製品ライフサイクル全般に関連する成果物（図面・文書など）を一元管理共有化できるものだ。これまで個人のパソコンや部門サーバに分散管理されていた文書が自動的にシステム上に保存される仕組みで、情報が共有しやすくなるだけでなく、社内文書を検索サイトと同じ要領で検索でき、スキャンで取り込んだ図面も検索可能となる。１秒で3000万もの文書が検索できるという。

文書や図面の共有が可能になると、過去のデータ検索という使用方法だけでなく、設計・購買・生産など複数の部署が同時進行する業務においてもプロジェクトの全体の進行が見渡せるようになり、作業効率の向上、期間短縮が実現。情報不足から発生する無駄なコストの削減や品質の向上にもつながる。保守・サポート時の部品交換履歴や報告書を設計や生産に反映させることができるのも大きな魅力である。また、必要に応じて日本本社とつなげたり、国内の遠距離に散らばる複数拠点を一括管理することもできる。。。

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